Nebenkostenabrechnung prüfen: Checkliste

Eine Nebenkostenabrechnung prüfen Sie in zwei Schritten: Zuerst die Form (ist sie überhaupt wirksam?), dann den Inhalt (stimmen Kosten, Schlüssel und Vorauszahlungen?). Die zehn Punkte unten reichen für die meisten Abrechnungen, egal ob Sie Mieter sind oder als Vermieter Ihre eigene Abrechnung vor dem Versand kontrollieren.

Stand: Oktober 2026. Rechtsgrundlagen: § 556 BGB, Betriebskostenverordnung (BetrKV), Heizkostenverordnung (HeizkostenV).

Teil 1: Ist die Abrechnung formell wirksam?

Der Bundesgerichtshof verlangt nur wenige Mindestangaben (BGH, Urteil vom 20.01.2016, VIII ZR 93/15). Fehlt eine davon, ist die Abrechnung formell unwirksam und wahrt die Abrechnungsfrist nicht.

Gesamtkosten je Kostenart für das ganze Haus oder die Wirtschaftseinheit.
Umlageschlüssel je Kostenart, zum Beispiel Wohnfläche, Personen oder Verbrauch, verständlich angegeben.
Berechnung Ihres Anteils: Ihr Anteil am Schlüssel und das Ergebnis in Euro.
Abzug Ihrer Vorauszahlungen und der Saldo: Nachzahlung oder Guthaben.

Teil 2: Stimmt der Inhalt?

Abrechnungszeitraum: höchstens zwölf Monate. Für das Jahr 2025 muss die Abrechnung bis 31.12.2026 zugegangen sein, sonst ist eine Nachzahlung ausgeschlossen. Details: Frist der Nebenkostenabrechnung.
Nur umlagefähige Kosten: Verwaltung, Reparaturen, Instandhaltung, Bankgebühren und Leerstand dürfen nicht auftauchen. Die erlaubten Kostenarten stehen in § 2 BetrKV, siehe umlagefähige Nebenkosten. Seit 1.7.2024 gehören auch Kabel-TV-Gebühren nicht mehr dazu.
Mietvertrag: Jede abgerechnete Kostenart muss im Vertrag vereinbart sein. Ein Verweis auf die BetrKV genügt; „sonstige Betriebskosten“ müssen einzeln benannt sein.
Umlageschlüssel: Gilt der vereinbarte Schlüssel? Stimmen Ihre Wohnfläche und die Gesamtfläche? Bei einem Mieterwechsel im Jahr muss nach Tagen aufgeteilt sein. Mehr dazu: Umlageschlüssel.
Heizung und Warmwasser: 50 bis 70 % müssen nach Verbrauch verteilt sein (§ 7, § 8 HeizkostenV). Wurde nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, darf der Mieter seinen Anteil um 15 % kürzen (§ 12 HeizkostenV). Bei fernablesbaren Zählern stehen Ihnen monatliche Verbrauchsinformationen zu; fehlen sie, ist eine Kürzung um 3 % möglich.
Plausibilität: Vergleichen Sie mit dem Vorjahr. Steigt eine Kostenart um mehr als 10 bis 20 % ohne erkennbaren Grund, fragen Sie nach. Der Vermieter muss wirtschaftlich handeln (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB).

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Belegeinsicht verlangen

Mieter dürfen die Rechnungen und Verträge hinter der Abrechnung einsehen (§ 259 BGB). Die Einsicht findet in der Regel beim Vermieter oder der Hausverwaltung statt; Fotos mit dem Handy sind erlaubt. Solange der Vermieter die Einsicht verweigert, darf der Mieter eine Nachzahlung zurückhalten.

Fehler gefunden: was jetzt?

Mieter haben zwölf Monate ab Zugang Zeit für Einwendungen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Schreiben Sie konkret, welche Position Sie beanstanden und warum. Eine Vorlage finden Sie im Artikel Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung. Kostenlos prüfen lassen können Mitglieder eines Mietervereins; die Mitgliedschaft kostet je nach Verein meist einige Euro im Monat.

Häufige Fragen

Wie lange habe ich Zeit, die Nebenkostenabrechnung zu prüfen?

Einwendungen sind bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung möglich. Eine Nachzahlung wird aber schon mit Zugang fällig; zahlen Sie im Zweifel unter Vorbehalt.

Ist eine Abrechnung ohne Gesamtkosten gültig?

Nein. Fehlen die Gesamtkosten einer Kostenart, ist die Abrechnung insoweit formell unwirksam. Der Vermieter kann sie nur innerhalb der Abrechnungsfrist wirksam nachholen.

Muss der Vermieter Kopien der Belege schicken?

In der Regel nein. Der Mieter hat ein Recht auf Einsicht, nicht auf Zusendung von Kopien. Viele Vermieter schicken auf Wunsch trotzdem Scans, weil das schneller geht.

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