Wozu ein Übergabeprotokoll?
Gesetzlich vorgeschrieben ist das Wohnungsübergabeprotokoll nicht. Es ist aber das wichtigste Beweismittel, wenn es später um Schäden, Schönheitsreparaturen oder die Kaution geht. Wer beim Einzug nichts festhält, kann beim Auszug kaum zeigen, ob ein Kratzer neu ist oder schon da war.
Für Vermieter hat das Protokoll beim Auszug eine zweite Funktion: Es liefert die Zählerstände für die Nebenkostenabrechnung. Bei einem Mieterwechsel im laufenden Jahr müssen Wasser- und Heizkosten zwischen altem und neuem Mieter aufgeteilt werden. Die Heizkostenverordnung verlangt dafür eine Zwischenablesung (§ 9b HeizkostenV).
Was gehört in das Protokoll?
- Datum, Anschrift, Wohnung, Namen von Vermieter und Mieter
- Art der Übergabe: Einzug oder Auszug
- Zählerstände mit Zählernummer: Strom, Gas, Wasser, Heizung
- Zustand jedes Raums: Wände, Decken, Böden, Fenster, Türen
- Küche und Bad: Armaturen, Fliesen, Einbaugeräte
- Mängel genau beschrieben: Ort, Größe, Art
- Fotos der Mängel und Zähler
- Anzahl und Art der Schlüssel
- Vereinbarungen: wer welchen Mangel bis wann beseitigt
- Neue Anschrift des Mieters beim Auszug
- Unterschriften beider Seiten
Ablauf der Wohnungsübergabe
- Termin bei Tageslicht vereinbaren. Mängel an Wänden und Böden sieht man im Dunkeln schlecht.
- Zählerstände zuerst ablesen und fotografieren, bevor jemand Wasser oder Licht benutzt.
- Raum für Raum durchgehen, immer in derselben Reihenfolge: Decke, Wände, Boden, Fenster, Türen, Heizkörper, Steckdosen.
- Mängel sofort beschreiben und fotografieren. „Kratzer im Parkett, ca. 10 cm, vor dem Fenster“ ist besser als „Boden beschädigt“.
- Schlüssel zählen und im Protokoll eintragen.
- Gemeinsam unterschreiben und jeder Seite eine Ausfertigung geben, zum Beispiel das PDF per E-Mail.
Übergabeprotokoll beim Auszug: worauf Vermieter achten
Was bei der Rückgabe erkennbar war, aber im unterschriebenen Protokoll fehlt, lässt sich später meist nicht mehr geltend machen. Prüfen Sie deshalb gründlich und notieren Sie auch Kleinigkeiten. Für Ihre Ersatzansprüche wegen Schäden an der Wohnung haben Sie nach der Rückgabe nur sechs Monate Zeit (§ 548 BGB).
Die Kosten einer Zwischenablesung bei Mieterwechsel sind keine Betriebskosten, die Sie auf alle Mieter umlegen können; sie trägt der Vermieter, wenn der Mietvertrag nichts anderes regelt (BGH, Urteil vom 14.11.2007, VIII ZR 19/07). Lesen Sie Wasserzähler und Heizkostenverteiler deshalb am besten selbst bei der Übergabe ab.
Mängelanzeige während der Mietzeit
Das Übergabeprotokoll hält den Zustand bei Ein- und Auszug fest. Zeigt sich ein Mangel erst während der Mietzeit, muss der Mieter ihn dem Vermieter unverzüglich anzeigen (§ 536c BGB). Eine solche Mängelanzeige sollte schriftlich erfolgen und den Mangel so genau beschreiben wie ein Eintrag im Protokoll.
Vom Protokoll zur Abrechnung: Mit „Zählerstände in die Nebenkostenabrechnung“ landen Einzugs- oder Auszugsdatum und Zählerstände direkt beim richtigen Mieter. So rechnen Sie bei Mieterwechsel zeitanteilig ab, ohne etwas abzutippen.
Häufige Fragen
Ist ein Übergabeprotokoll Pflicht?
Nein. Weder Vermieter noch Mieter sind gesetzlich verpflichtet, ein Protokoll zu erstellen. Ohne Protokoll ist es im Streit aber schwer zu beweisen, in welchem Zustand die Wohnung übergeben wurde.
Muss der Mieter das Protokoll unterschreiben?
Nein, eine Pflicht zur Unterschrift gibt es nicht. Ist der Mieter mit einem Punkt nicht einverstanden, kann er das im Feld „Vereinbarungen und Bemerkungen“ vermerken und trotzdem unterschreiben.
Reichen Fotos ohne Protokoll?
Fotos sind ein gutes Beweismittel, zeigen aber nicht, was beide Seiten bei der Übergabe festgestellt haben. Am stärksten ist ein unterschriebenes Protokoll mit Fotos im Anhang, wie es dieses Werkzeug erstellt.
Welche Zählerstände gehören ins Protokoll?
Alle Zähler, die für die Wohnung abgerechnet werden: Strom, Gas, Kalt- und Warmwasser, Wärmemengenzähler oder Heizkostenverteiler. Notieren Sie immer auch die Zählernummer, damit der Wert eindeutig zugeordnet werden kann.
Wo werden meine Fotos gespeichert?
Nur in Ihrem Browser auf diesem Gerät. Wir erhalten weder Fotos noch Namen oder Zählerstände. Erstellen Sie nach der Übergabe das PDF und schicken Sie es beiden Seiten.